Polityka prywatności

Polityka przetwarzania danych osobowych i bezpieczeństwa informacji:

Głównym celem wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa jest zapewnienie zgodności funkcjonowania firmy Intertext Diuna LSP Sp. Z o.o. jako Administratora Danych Osobowych z przepisami prawa regulującymi kwestię administrowania i przetwarzania danych osobowych.

W jaki sposób otrzymaliśmy posiadane przez nas dane?

bezpośrednio od Państwa,

od podmiotu, który zawarł z nami umowę o świadczenie usług na Państwa rzecz,

od partnera / podmiotu trzeciego współpracującego z nami, który udostępnił Państwa dane osobowe na podstawie Państwa zgody,

z ogólnodostępnych źródeł takich jak, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy innych podobnych źródeł.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Intertext Diuna LSP Sp. Z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Słowicza 33, 02-170 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001141059, NIP: 5273142782

Adres do kontaktu w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: rodo@diuna.biz lub listownie na adres Administratora.

Cele i podstawa przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w związku z zamiarem nawiązania współpracy lub nabycia usług lub produktów w następującym celu:

Prowadzenia wszelkiej korespondencji dotyczącej usług i produktów, w tym realizacji zamówień (podstawa prawna: art. 6 ust 1 lit. f RODO);
Wewnętrznych celów księgowo-administracyjnych, w tym raportowania i analiz, w ramach prawnie uzasadnionego interesu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
Dowodowym i archiwizacyjnym na wypadek konieczności ustalenia faktów i stanu prawnego, zastrzeżeń, reklamacji, sporów i postępowań sądowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Dane przetwarzane są w postaci elektronicznej.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych są osoby i podmioty, którym zlecamy wykonywanie czynności przetwarzania, w szczególności tłumacze, korektorzy i inni dostawcy usług. Szczegółowa lista podmiotów przetwarzających znajduje się poniżej.

Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane na podstawie umowy przetwarzamy zgodnie z zapisami umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzanie na podstawie zgody przetwarzamy do czasu odwołania zgody.

Dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu administratora danych możemy przetwarzać przez czas trwania naszego interesu lub do czasu wniesienia sprzeciwu na takie przetwarzanie.

Postępowanie z materiałami klienta

Dostęp do materiałów klienta posiadają dedykowani kierownicy projektów oraz zaangażowani do tłumaczenia tłumacze, którzy są zobowiązani do przestrzegania zasad określonych w umowach o poufności. Każdy projekt podlega standardowym procedurom bezpieczeństwa.

Oprogramowanie antywirusowe

Nasze zasoby informatyczne są zabezpieczone oprogramowaniem antywirusowym o następujących funkcjach:

a) zabezpieczenie zasobów informatycznych przed złośliwym oprogramowaniem za pomocą modułu rezydencyjnego, który skanuje cały system komputerowy;

b) bieżąca aktualizacja bazy sygnatur wirusów;

c) automatyczna reakcja w przypadku wykrycia nowego i nieznanego złośliwego oprogramowania, np. blokowanie wszelkiej komunikacji z zainfekowanym komputerem.

Oprogramowanie, z którego obecnie korzystamy to ESET i Windows Defender.

Postępowanie z informacjami poufnymi

Stacje robocze typu desktop są zabezpieczone hasłem, które jest zmieniane co kilka miesięcy. Hasła składają się z 9 lub więcej znaków, w tym co najmniej jednego znaku specjalnego, i nie mogą być prostymi słowami/frazami. Odblokowane stacje robocze nigdy nie są pozostawione bez nadzoru. Codzienna praca wykonywana jest na koncie bez uprawnień administratora.

Dostęp do dysku sieciowego zabezpieczony jest hasłem i jest chroniony przez VPN z dodatkowym hasłem i certyfikatami.

Stacje robocze typu desktop są chronione firewallem i oprogramowaniem antywirusowym.

Polityka czystego biurka

Każdy pracownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności danych, do których ma dostęp.

Firma prowadzi regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informacji dla personelu.

Każdy pracownik jest zobowiązany do ochrony swoich danych dostępowych do systemów informatycznych.

Niezabezpieczone informacje poufne nie mogą być wynoszone poza teren firmy.
Stanowczo zabrania się wynoszenia poza teren firmy informacji poufnych na nośnikach cyfrowych (pendrive’ach, płytach CD itp.).

Każdy nowy pracownik i usługodawca jest zobowiązany do wyrażenia zgody na umowę o zachowaniu poufności.

Ochrona pomieszczeń

Bezpieczny zamek elektroniczny z możliwością użycia tylko przez osoby upoważnione

Zakratowane okna

Ogrodzenie z bramą zamykaną na kłódkę

Procedura na wypadek incydentów

Zbieranie dowodów – identyfikacja i rejestracja informacji o incydencie bezpieczeństwo
Badanie i analiza wyżej wymienionych informacji
Dokumentacja powyższych działań

Protokół naruszenia

Każdy pracownik, który zauważy lub podejrzewa naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych, jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Następnie przełożony powiadamia o tym fakcie administratora danych.

W przypadku potwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych nie można podejmować żadnych działań, które mogą utrudnić analizę okoliczności i udokumentowanie naruszenia. Nie wolno również bez uzasadnienia pozostawiać miejsca zdarzenia bez nadzoru do czasu przybycia inspektora ochrony danych lub innej osoby upoważnionej przez administratora danych.

Administrator danych analizuje sytuację i decyduje o dalszych krokach, biorąc pod uwagę zagrożenia dla prawidłowego i dalszego funkcjonowania firmy.

Administrator danych otrzymuje szczegółowe zgłoszenie dotyczące naruszenia danych osobowych od osoby zgłaszającej incydent oraz od każdej innej osoby, która może wiedzieć coś z nim związanego.

Administrator danych kontaktuje się w razie potrzeby z zewnętrznymi specjalistami.

Zgodnie z RODO każde naruszenie danych osobowych musi być zgłoszone do organu ochrony danych w ciągu 72 godzin od naruszenia.

Gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko dla praw podmiotów danych, administrator bez zbędnej zwłoki informuje podmiot danych o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych.

Prawa podmiotu danych

Zgodnie z RODO (Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych), podmioty, których dane osobowe są przetwarzane, mają szereg praw. Oto kilka kluczowych praw podmiotów związanych z ochroną danych osobowych:

Prawo do informacji: Podmiot ma prawo otrzymać jasne, zrozumiałe i wyczerpujące informacje na temat przetwarzania jego danych osobowych, takie jak cel przetwarzania, kategorie danych, okres przechowywania, oraz informacje o administratorze danych.
Prawo dostępu: Podmiot ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz dostęp do tych danych oraz informacji z nimi związanych.
Prawo do poprawiania danych: Podmiot ma prawo żądać poprawienia lub uzupełnienia swoich nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.
Prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”): Podmiot może zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli istnieje uzasadniony powód, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane.
Prawo do ograniczenia przetwarzania: Podmiot ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych sytuacjach, na przykład w przypadku weryfikacji dokładności danych lub sprzeciwu wobec przetwarzania.
Prawo do przenoszenia danych: W niektórych przypadkach podmiot ma prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym formacie, który jest powszechnie używany i nadaje się do odczytu maszynowego, oraz przekazać te dane innemu administratorowi danych.
Prawo sprzeciwu: Podmiot ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych ze względu na swoją szczególną sytuację, chyba że administrator danych wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które przeważają nad interesami, prawami i wolnościami podmiotu.

Adres do kontaktu w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: rodo@diuna.biz lub listownie na adres Administratora.

Skargi kierować można do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

Pliki Cookies

1. Czym są pliki cookies?
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania z naszej strony internetowej. Umożliwiają one m.in. prawidłowe działanie strony, zapamiętywanie Twoich ustawień oraz zbieranie danych statystycznych.

2. Dlaczego używamy plików cookies?
Używamy plików cookies, aby:

zapewnić prawidłowe działanie naszej strony,

dostosować treści do Twoich preferencji (np. język, rozmiar czcionki),

analizować ruch na stronie i poprawiać jej funkcjonalność,

umożliwić wyświetlanie treści z serwisów zewnętrznych (np. multimediów).

3. Jakie typy plików cookies stosujemy?
Na naszych stronach stosujemy następujące rodzaje cookies:

Niezbędne – potrzebne do prawidłowego działania strony,

Funkcjonalne – zapamiętują Twoje ustawienia i preferencje,

Analityczne – służą do celów statystycznych i analizy sposobu korzystania ze strony,

Zewnętrzne – pochodzące z serwisów trzecich, np. YouTube, Google.

4. Jakie pliki cookies są używane na stronie?
Nasze strony mogą wykorzystywać m.in. następujące pliki cookies:
1P_JAR, CONSENT, __utma, __utmc, __utmz, pll_language, wordpress_logged_in, wordpress_test_cookie, wp-settings-1, wp-settings-time-1

5. Jak możesz zarządzać plikami cookies?
Masz możliwość zarządzania plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Możesz:

zaakceptować wszystkie cookies,

zablokować tylko wybrane pliki,

całkowicie wyłączyć obsługę cookies.
Pamiętaj jednak, że zablokowanie niektórych plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność strony (np. logowanie do konta).

Grupa	Źródło	Podstawa przetwarzania	Rodzaje danych	Przechowywanie	Format	Dostęp	Transfer
Klienci
Przedsiębiorstwa, instytucje (osoby kontaktowe)	E-mail od klienta, formularz na stronie, telefon od klienta, wizytówka wręczona przez klienta	wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b) oraz interes prawny art. 6 ust. 1 lit. f) – w celu informowania klienta lub złożenia zapytania dotyczącego realizowanego projektu, płatności, zadowolenia z usługi	Imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, stanowisko, firma	Mail – Microsoft365, BMS – SpaceTMS	baza danych	pracownicy	SpaceTMS, Microsoft365
Klienci indywidualni	E-mail od klienta, rozmowa telefoniczna, osobista wizyta w biurze	wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b) oraz interes prawny art. 6 ust. 1 lit. f) – w celu informowania klienta lub złożenia zapytania dotyczącego realizowanego projektu, płatności, satysfakcji	Imię i nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail, Skype ID, nazwa firmy, NIP, Regon	Poczta – Microsoft365, BMS – SpaceTMS, Fakturowanie – Saldeo, System finansowy, lokalny serwer plików	baza danych i dokumenty elektroniczne (faktury)	pracownicy	SpaceTMS, Microsoft365, Saldeo
Potencjalni klienci	E-mail od klienta, Formularz na stronie, telefon od klienta, wizytówka wręczona przez klienta	zgoda	Imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, stanowisko, firma	WordPress, Microsoft365 mail, CRM-	baza danych	pracownicy	Microsoft, GetResponse,
Dostawcy
Dostawcy	proces rekrutacji – aplikacja	wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b)	Imię i nazwisko, adres, nazwa i adres firmy, numery telefonów, adres e-mail, NIP, REGON, dane rachunku bankowego, inne dane dotyczące płatności	Microsoft365 mail, SpaceTMS (konto należące do dostawcy), Saldeo, lokalny serwer plików	baza danych, dokumenty (umowy)	pracownicy	Microsoft365, SpaceTMS, Saldeo
Pracownicy
Pracownicy	podanie o pracę	wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b) i obowiązek ustawowy art. 6 ust. 1 lit. c)	Imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, imiona rodziców, data urodzenia, urząd skarbowy, NIP, Pesel, konto bankowe	Poczta Microsoft365, system płacowy – Asseco,	dokumenty, umowy	Dyrektor generalny, kierownik biura, kierownik działu kadr	poczta, serwer plików
Praktykanci i stażyści	podanie o praktyki	wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b) i obowiązek ustawowy art. 6 ust. 1 lit. c)	Imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, imiona rodziców, data urodzenia, urząd skarbowy, NIP, Pesel, konto bankowe	Microsoft365 mail,	dokumenty	Kierownik Biura, Kierownik Sprzedaży	Poczta, podpisywanie umó
Treść przetłumaczona
dane osobowe w tłumaczonych treściach	udostępnianie przez klientów za pomocą poczty elektronicznej lub w inny sposób (np. ftp)	umowa o przetwarzaniu danych	zgodnie z dostarczoną treścią	Poczta Microsoft365, SpaceTMS, pamięci tłumaczeniowe	baza danych, plik	pracownicy, współdzielony z dostawcami zatrudnionymi do wykonania określonych zadań	Microsoft365 mail, SpaceTMS